酒店开业庆典开业规模一般不会很小，要想举办一场大型活动，前期的筹备工作是非常复杂繁琐的，如果在活动策划中分工混乱很容易导致在活动执行过程中的人员调配、流程执行等环节出现混乱，会影响到整个活动质量。那酒店需要举办一场开业庆典活动，又需要准备什么呢?

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酒店开业前的准备工作，主要是建立部门运营系统，并为开业及开业后的运营在人、财、物等各方面做好充分的准备，具体包括:

（一) 确定酒店各部门的管辖区域及责任范围

每个部门的经理首先要熟悉酒店的布局，最好是当场看。然后，根据实际情况，确定管辖区域和酒店各部门的主要职责，并以书面形式向总经理提出具体的建议和意见。酒店的高层管理人员会召集有关部门进行讨论并作出决定。在区域分工和责任分工中，各部门的管理要从大局出发，有良好的服务意识。根据专业分工的要求，酒店的清洁工作是最好的管理。这有利于标准的统一、效率的提高、设备投入的减少、设备的维护保养和人员的管理。责任分工应该明确，最好以书表面的形式呈现。

（二）设计酒店各部门组织机构要科学

科学合理的设计组织机构，酒店各部门经理要综合考虑各种相关因素，如:饭店的规模、档次、建筑布局、设施设备、市场定位、经营方针和管理目标等。

（三）制定物品采购清单

饭店开业前事务繁多，经营物品的采购是一项非常耗费精力的工作，仅靠采购部去完成此项任务难度很大，各经营部门应协助其共同完成。无论是采购部还是酒店各部门，在制定酒店各部门采购清单时，都应考虑到以下一些问题:

1、本酒店的建筑特点。

采购的物品种类和数量与建筑的特点有着密切的关系。例如，客房楼层通常需配置工作车，但对于某些别墅式建筑的客房楼层，工作车就无法发挥作用;再者，某些清洁设备的配置数量，与楼层的客房数量直接相关，对于每层楼有18-20间左右客房的饭店，客房部经理就需决定每层楼的主要清洁设备是一套还是两套。此外，客房部某些设备用品的配置，还与客房部的劳动组织及相关业务量有关。

2、行业标准。

国家旅游局发布了“星级饭店客房用品质量与配备要求"的行业标准，它是客房部经理们制定采购清单的主要依据。

3、本饭店的设计标准及目标市场定位。

酒店管理人员应从本酒店的实际出发，根据设计的星级标准，参照国家行业标准制作清单，同时还应根据本酒店的目标市场定位情况，考虑目标客源市场对客房用品的需求，对就餐环境的偏爱，以及在消费时的一些行为习惯。

4.行业发展趋势。

酒店管理人员应密切关注本行业的发展趋势，在物品配备方面应有一定的超前意识，不能过于传统和保守。例如，饭店根据客人的需要在客房内适当减少不必要的客用物品就是一种有益的尝试。餐饮部减少象金色，大红色的餐具与布置，增加一些雅的安排等等。

5、其它情况。

在制定物资采购清单时，有关部门和人员还应考虑其它相关因素，如:出租率、饭店的资金状况等。采购清单的设计必须规范，通常应包括下列栏目:部门、编号、物品名称、规格、单位、数量、参考供货单位、备注等。此外，部门在制定采购清单的同时，就需确定有关物品的配备标准。

(四)协助采购

酒店各部门经理虽然不直接承担采购任务，但这项工作对各部的开业及开业后的运营工作影响较大，因此，酒店各部门经理应密切关注并适当参与采购工作。这不仅可以减轻采购部经理的负担，而且还能在很大程度上确保所购物品符合要求。酒店各部门经理要定期对照采购清单，检查各项物品的到位情况，而且检查的频率，应随着开业的临近而逐渐增高。

(五)参与或负责制服的设计与制作

酒店各部门参与制服的设计与制作，是饭店行业的惯例，同时，特别指出因为客房部负责制服的洗涤、保管和补充，客房部管理人员在制服的款式和面料的选择方面，往往有其独到的鉴赏能力。

(六)编写酒店名部工作手册

工作手册，是部门的工作作指南,也是部门员工培训和考核的依据。一般来说，工作手册应包括岗位职责工作程序规章制度及运转表格等部分。

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